PERSEDIAAN BARANG

PEMERIKSAAN PERSEDIAAN

(INVENTORIES)

11.1 PENGERTIAN PERSEDIAAN

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK No.14, hal 14.1 s/d 14.2 & 14.9 – IAI, 2002, persediaan adalah aktiva:

1.      Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.

2.      Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau

3.      Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses atau pemberian jasa.

      Persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, misalnya barang dagang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.

     Biaya persediaan harus meliputi semua biaya pembelian, biaya konversi, dan biaya lain yang timbul     sampai persediaan berada dalam kondisi dan tempat yang siap untuk dijual atau dipakai.

     Persediaan harus diukur berdasarkan biaya atau nilai realisasi, mana yang lebih rendah (the lower ofcost and net realiable value)

Persediaan mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

·         Biasanya merupakan aktiva lancar(current assets) karena masa perputarannya biasanya kurang atau     sama dengan satu tahun.

·         Merupakan jumlah yang besar, terutama dalam perusahaan dagang dan industri.

·         Mempunyai pengaruh yang besar terhadap neraca dan perhitungan laba rugi, karena kesalahan dalam      menentukan persediaan pada akhir periode akan mengakibatkan kesalahan dalam jumlah aktiva lancar dan total aktiva, harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih, taksiran pajak penghasilan, pembagian dividen dan laba rugi ditahan, kesalahan tersebut akan terbawa ke laporan keuangan periode berikutnya.

Contoh dari perkiraan-perkiraan yang biasa digolongkan sebagai persediaan adalah:

·         Bahan baku {raw materials)

·         Barang dalam proses (work in process)

·         Barang jadi (finished goods)

·         Suku cadang (spare-parts)

·         Bahan pembantu: olie, bensin, solar

·          
      Barang dalam perjalanan (goods in transit), yaitu barang yang sudah dikirim oleh Supplier tetapi belum sampai di gudang perusahaan.

·   
    Barang konsinyasi: consignment out (barang perusahaan yang dititip jual pada perusahaan lain). Sedangkanconsignment in (barang perusahaan lain yang dititip jual di perusahaan) tidak boleh dilaporkan/dicatat sebagai persediaan perusahaan.

11.2 TUJUAN PEMERIKSAAN (AUDIT OBJECTIVES) PERSEDIAAN

1.      Untuk memeriksa apakah terdapatinternal control yang cukup baik atas persediaan,

2.  Untuk memeriksa apakah persediaan yang tercantum di neraca betul-betul ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca.

3.      Untuk memeriksa apakah metode penilaian persediaan (valuation)sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/Standar Akuntansi Keuangan.

4.   Untuk memeriksa apakah sistem pencatatan persediaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.

5. Untuk memeriksa apakah terhadap barang-barang yang rusak(defective), bergerak lambat (s/owmoving) dan ketinggalan mode(absolescence) sudah dibuatkanallowance yang cukup.

6.      Untuk mengetahui apakah ada persediaan yang dijadikan jaminan kredit.

7.      Untuk mengetahui apakah persediaan diasuransikan dengan nilai pertanggungan yang cukup.

8. Untuk mengetahui apakah ada perjanjian pembelian/penjualan persediaan (purchasel sales commitment) yang mempunyai pengaruh yang besar terhadap laporan keuangan,

9.   Untuk memeriksa apakah penyajian persediaan dalam laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.

Penjelasan atas tujuan pemeriksaan

1.    Untuk memeriksa apakah terdapatinternal control yang cukup baik atas persediaan, Jika akuntanpublik dapat meyakinkan dirinya bahwainternal control atas perolehan, penyimpanan dan pengeluaran persediaan berjalan efektif, maka luasnya pemeriksaan dalam melakukan substantive test atas persediaan dapat dipersempit.

Beberapa ciri internal control yang baik atas persediaan adalah:

1. Adanya segregation of duties(pemisahan tugas dan tanggung jawab) antara bagial pembelian, penerimaan barang, gudang, akuntansi dan keuangan.

2.      Digunakannya formulir-formulir yangprenumbered (bernomor urut tercetak), seperti:

·         Purchase requisition (permintaan pembelian), purchase order (order pembelian),

·  Delivery order (surat jalan),receiving report (laporan penerimaan barang), sales order (order penjualan), sates invoice(faktur penjualan).

1.      Untuk pembelian dalam jumlah besar dilakukan melalui tender.

2.    Adanya sistem otorisasi, baik untuk pembelian, penjualan, penerimaan kas/bank, maupun pengeluaran kas/bank.

3. Digunakannya anggaran {budget)untuk pembelian, produksi, penjualan, dan penerimaan serta pengeluaran kas.

4.      Pemesanan barang dilakukan dengan memperhitungkan economic order quantity dan iron stock.

5.  Digunakannya perpetual inventory system dan stock card, terutama di perusahaan yang nilai persediaan per jenisnya cukup material.

6.  Untuk memeriksa apakah persediaan yang tercantum di neraca betul-betul ada dan dimiliki oleh perusahaan pada tanggal neraca.

     Dahulu kala di Amerika pernah terjadi “Robinson Case”, yaitu adanya perusahaan yang melaporkan saldo persediaannya sangat besar, padahal sebenarnya jumlah tersebut banyak yang fiktif. Sejak kasus itu akuntan publik diharuskan untuk melakukan pengamatan terhadap persediaan perusahaan per tanggal neraca, untuk meyakinkan keberadaan persediaan tersebut. Dalam hal ini saldo persediaan termasuk barang dalam perjalanan dan barang konsinyasi (hanyaconsignment out).

1.      Untuk memeriksa apakah metode penilaian persediaan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan

     Pada umumnya persediaan dinilai berdasarkan harga perolehan (acquisition cost), dalam hal ini bisa dipilih metode FIFO (first in first out),LIFO (last in first out) atau AVERAGE COST (moving average atau weighted average). 
 
    Untuk barang-barang yang harga jualnya sudah pasti (logam mulia) atau cepat rusak (hasil pertanian seperti sayuran dan buah-buahan) bisa di nilai berdasarkan harga jual. Untuk barang-barang yang usang, rusak atau bergerak lambat bisa diadakan penyisihan (allowance) sehingga sesuai dengan metode lower of cost or market (mana yang lebih rendah antara harga perolehan dan harga pasar). Dalam keadaan inflasi, penggunaan FIFO akan mengakibatkan harga pokok penjualan rendah dan laba kotor menjadi tinggi; penggunaan LIFO akan menghasilkan laba kotor yang rendah; penggunaan AVERAGE COST akan menghasilkan laba kotor yang lebih kecil dibandingkan FIFO tetapi lebih besar dari penggunaan LIFO. Dari segi undang-undang pajak tidak diperkenankan menggunakan LIFO karena berarti pajak yang terutang akan lebih kecil dibandingkan penggunaan FIFO dan AVERAGE COST akan menghasilkan laba kotor yang lebih kecil dibandingkan FIFO tetapi lebih besar daripada penggunaan LIFO.

1.   Untuk memeriksa apakah sistem pencatatan persediaan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia.

    Ada dua sistem pencatatan persediaan yang biasa digunakan, yaitu perpetual system danphysical (periodical) system. Dalam perpetual system, setiap ada pembelian, perkiraan persediaan akan didebit, setiap ada penjualan, perkiraan persediaan akan dikredit. Jika digunakanphysical system, perkiraan persediaan tidak pernah didebit waktu pembelian dan tidak pernah dikredit waktu ada penjualan. Karena itu jika perusahaan ingin mengetahui berapa saldo persediaan pada akhir periode, harus dilakukan stock opname (perhitungan phisik persediaan).

     Jika perusahaan ingin memperkirakan berapa saldo persediaan pada akhir bulan atau tanggal tertentu bisa digunakan Retail Inventory Method atau Gross Profit Method. Namun demikian pada akhir tahun tetap terus dilakukanstock opname, agar bisa diketahui berapa saldo persediaan yang betul-betui dimiliki perusahaan. Perbedaan pencatatan antara perpetual danphysical inventory system:

Perpetual                    Physical

Pembelian     : DR Persediaan xx            DR Pembelian xx

CR Utang/Kas xx              CR Utang/Kas xx

Penjualan      : DR Piutang/Kas xx DR Piutang/Kas xx

CR Penjualan xx                CR Penjualan xx

DR Harga Pokok Penjualan xx

CR Persediaan  xx 

Perpetual system biasanya digunakan pada perusahaan yang jenis persediaamya tidak banyak tetapi nilai persediaan per unitnya besar, misalnya dealer mobil dan toko emas. Phisycal systembiasanya digunakan pada perusahaan yang jenis persediaan-nya banyak tetapi nilai persediaan per unitnya kecil, misalnya toko bahan bangunan,

1.      Untuk mengetahui apakah terhadap barang-barang yang rusak, bergerak lambat dan ketinggalan mode sudah dibuatkan allowance yang cukup.

     Barang-barang tersebut di atas tidak mungkin lagi dijual dengan harga normal, supaya bisa terjual harus dijual dengan harga obral yang umumnya lebih rendah dari harga pro perolehannya.

     Karena itu harus dibuatkan allowance dalam jumlah yang cukup, dalam arti tidak terlalu kecil (karena akan mengakibatkan laba terlalu besar) dan tidak terlalu besar (akan mengakibatkan laba terlalu kecil).

1.      Untuk mengetahui apakah ada persediaan yang dijadikan jaminan kredit.

    Salah satu bentuk barang jaminan dari kredit yang diperoleh dari bank adalah persediaan, Jika ada persediaan yang dijadikan jaminan, hal ini harus diungkapkan (di cfi’scfose) dalam catatan atas laporan keuangan (notes to financial statements}.

2. Untuk mengetahui apakah persediaan diasuransikan dengan nilai pertanggungan {insurance coverage) yang cukup.

    Persediaan harus diasuransikan, sehingga seandainya terjadi kebakaran, bisa diperoleh ganti rugi dari perusahaan asuransi dan perusahaan bisa terhindar dari kerugian karena kebakaran tersebut. Nilai pertanggungan asuransi harus cukup, dalam arti tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil. Yang harus diwaspadai adalah, jika perusahaan mengasuransikan persediaan denganinsurance coverage yang terlalu besar, terutama dalam keadaan bisnis yang lesu, mungkin perusahaan bermaksud membakar persediaannya agar mendapat keuntungan dari ganti rugi perusahaan asuransi.

3.   Untuk mengetahui apakah ada perjanjian pembelian/penjualan persediaan yang mempunyai pengaruh yang besar terhadap laporan keuangan.
     Jika hal tersebut ditemukan, harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan. Misalnya: pada tanggal 24 November 2002, perusahaan menandatangani kontrak penjualan dengan salah satu pelanggannya untuk menjual 10.000 unit barang X dengan harga jual Rp.100.000,- per unit, penyerahan barang akan dilakukan pada tanggal 13 Februari 2003. Ternyata di bulan Februari 2003 harga pasar barang X tersebut meningkat menjadi Rp.130.000,- per unit. Karena sudah adasales commitment, maka perusahaan mau tidak mau harus tetap menjual barang tersebut ke pelanggannya sebanyak 10.000 unit dengan harga sesuai kontrak, yaitu Rp.100.000,- per unit.

Dalam hal ini perusahaan rugi sebesar 10.000 X (Rp.130.000, — 100.000,-) = Rp.300.000.000,-.

4.     Untuk memeriksa apakah penyajian persediaan dalam laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip   akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.
  Dalam hal ini harus diketahui sistem pencatatan persediaan yang digunakan   perusahaan{perpetual atau physical system} dan metode penilaian persediaan yang digunakan perusahaan (apakah berdasarkan harga perolehan, dengan FIFO atau LIFO atau Average cost method},apakah sudah diterapkan lower of cost or market atas persediaan tersebut.

11.3 PROSEDUR PEMERIKSAAN (YANG DISARANKAN) ATAS PERSEDIAAN

Prosedur pemeriksaan dibagi atas prosedurbompliance test, analytical review dan substantive test.

Dalam praktiknya, prosedur pemeriksaan yang dibahas di sini harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang diaudit.

Prosedur pemeriksaan persediaan mencakup pembelian, penyimpanan, pemakaian dan penjualan persediaan, karena berkaitan dengan siklus pembelian, utang dan pengeluaran kas serta siklus penjualan, piutang dan penerimaan kas.

Prosedur pemeriksaan untuk compliance test.

1.      Pelajari dan evaluasi internal control atas persediaan.

1.     Dalam hal ini auditor biasanya menggunakaninternal control questionnaires, yang contohnya bisa dilihatdi Exhibit 11-1.

2.  Lakukan test transaksi(compliance test} atas pembelian dengan menggunakan purchase order sebagai sample.Untuk test transaksi atas pemakaian persediaan (bahan baku) bisa digunakan material requisition sebagaisample. Untuk test transaksi atas penjualan, bisa digunakan faktur penjualan sebagaisample.

3.      Tarik kesimpulan mengenai infernal control atas persediaan.

Jika dari test transaksi auditor tidak menemukan kesalahan yang berarti, maka auditor bisa menyimpulkan bahwa in rnal control atas persediaan berjalan efektif. Karena itusubstantive test atas persediaan bisa dipersempit.

Prosedur pemeriksaan substantive atas persediaan.’

1.      Lakukan observasi atas stock opname (perhitungan phisik) yang dilakukan perusahaan (klien).

2.      Minta Final Inventory List [Inventory Compilation) dan lakukan prosedur pemeriksaan berikut ini:

·         Check mathematical accuracy(penjumlahan dan perkalian).

·         Cocokkan “quantity per book”dengan stock card.

·         Cocokkan “quantity per countdengan “count sheet kita (auditor)

·         Cocokkan “total value” dengan buku besar persediaan.

1.      Kirimkan konfirmasi untuk persediaanconsignment out.

2.      Periksa unit price dari raw material(bahan baku), work in process(barang dalam proses), finished goods (barang jadi) dan supplies(bahan pembantu).

3.      Lakukan rekonsiliasi jika stock opname dilakukan beberapa waktu sebelum atau sesudah tanggal neraca.

4.      Periksa cukup tidaknya allowance for slow moving (barang-barang yang bergerak lambat), barang-barang yang rusak dan barang-barang yang ketinggalan mode.

5.      Periksa kejadian sesudah tanggal neraca (subsequent event).

6.      Periksa cut-off penjualan dan cut-off pembehan.

7.      Periksa jawaban konfirmasi dari bank,loan agreement (perjanjian kredit), notulen rapat,

8.      Periksa apakah ada sates ataupurchase commitment per tanggal neraca.

9.      Seandainya ada barang dalam perjalanan (goods in transit),lakukan prosedur berikut ini:

·         Minta rincian goods in transit per tanggal neraca.

·         Periksa mathematical accuracy,

·         Periksa subsequent clearance.

1.      Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan persediaan dan buat usulan adjustment jika diperlukan.

2.      Periksa apakah penyajian persediaan di laporan keuangan sudah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia/SAK.

Penjelasan Prosedur Audit

1.      Lakukan observasi atas stock opname yang dilakukan klien.

Stock opname dilakukan terutama untuk persediaan yang berada di gudang perusahaan, Untuk barang consignment out dan barang-barang yang tersimpan di public warehousejika jumlahnya material harus dilakukan stock opname, jika tidak material, cukup dikirim konfirmasi. Stock opname bisa dilakukan pada akhir tahun atau beberapa waktu sebelum/ sesudah akhir tahun.

Untuk perusahaan yang internal controhyalemah, stock opname sebaiknya dilakukan pada tanggal neraca. Untuk perusahaan yang internal controlnya baik, stock opname bisa dilakukan beberapa waktu sebelum atau sesudah tanggal neraca. Namun demikian, sebaiknya tidak terlalu jauh dari tanggal neraca, untuk memudahkan auditor pada waktu melakukan trace backward/trace forward (rekonsiliasi saldo persediaan pertanggal stock opname dengan pertanggal neraca).

Contoh trace forward di perusahaan dagang:

Saldo persediaan per tanggal

Stock Opname 30-11-02                   Rp. 150.000.000

Pembelian 1-12-02 s/d 31-12-02        Rp. 350.000.000

Penjualan 1-12-02 s/d 31-12-02         (Rp.430.000.000)

Saldo persediaan per 31-12-02           Rp.   70.000.000

Ada beberapa hal yang harus dilakukan auditor sebelum pelaksanaan stock opname:

1.      Dapatkan dan pelajari Petunjuk Pelaksanaan Stock Opname (Phisycal Inventory Instruction)yang dibuat oleh perusahaan, di mana biasanya telah mencakup:

·         Pengaturan team/petugas stock opname.

·         Tanggal pelaksanaan stock opname.

·         Lokasi dan denah gudang

·         Pembatasan semininal mungkin ke luar masuknya barang pada waktu pelak­sanaan stock opname.

·         Prosedur cut-off, yaitu mencatat nomor dan tanggal terakhir darireceiving report dan issuing report/shipping report.

·         Penggunaan bin-tag untuk mencatat hasil perhitungan, yang sebelumnya ditempelkan di setiap jenis barang.

Bin-tag tersebut mencantumkan: nama dan jenis barang, nomor kode barang, satuan dan jumlah unit, dan diberi nomor urut tercetak(prenumbered).

Contoh Bin-Card

Team pertama akan menghitung barang tersebut, misalkan HzSCli lalu mencantumkan hasil perhi-tungannya di bagian 1 dan mem-bubuhi paraf atau tanda tangan-nya, lalu merobek bagian 2 untuk diserahkan ke petugas yang akan mencatat dalam final inventory list di kolom “first counf (hitungan pertama). Team kedua akan me-lakukan hal yang sama, mengisi di bagian 3 dan menyerahkan ke petugas final inventory list.

Dengan demikian setiap barang akan dihitung dua kali oleh tim yang berbeda.

Contoh   “Physical Inventory Instruction” bisa dilihat di Exhibit 11-3.

Jika auditor menggangap physical inventory instruction tersebut mengandung kelemahan atau kekurangan, ia harus menyarankan ke klien untuk melengkapinya.

Ø  Lakukan peninjauan gudang sebelum stock opname dilakukan, untuk mendapat gambaran mengenai lokasi gudang, dan apakah barang-barang di gudang telah disusun rapih menurut jenis dan kelompoknya. Jika ditemukan barang-barang masih tercampur antara jenis yang satu dengan jenis yang lainnya, auditor bisa meminta klien untuk merapihkan dulu penyusunan barang-barang tersebut dan kemungkinan menunda pelaksanaan stock opname, agar bisa diperoleh hasil perhitungan yang akurat.

terima kasih !

*berbagai sumber